En gæst træder ind til et møde, finder sin plads og vil gerne vide, om teleslyngeanlægget er klar. Det virker måske som et lille spørgsmål, men svaret kan afgøre, om gæsten føler sig tryg ved at følge med. Som vært behøver du ikke gøre situationen større, end den er: Gør informationen let at finde, og hav en enkel plan for hjælp.
Gør det tydeligt, hvor løsningen kan bruges
Fortæl allerede i invitationen eller ved velkomsten, at der er et teleslyngeanlæg, og hvor i lokalet det virker. Så slipper gæsten for at spørge højt eller gætte sig frem. En konkret besked kan gøre det langt nemmere at finde en god plads.
Se først på lokalet: Er siddeområdet tydeligt afgrænset, og er det let at se, hvor gæsterne skal sidde? Spørg udlejeren, om løsningen passer til rummets indretning, og om opsætningen kræver særlige hensyn. Ved et borgermøde kan værten for eksempel sige: “Der er teleslynge i det markerede område. Spørg mig gerne, hvis du vil have hjælp til at finde en plads.” Kort, venligt og uden at gøre et stort nummer ud af det.
Hvis lokalet er lånt eller bruges til flere formål, så gå det igennem, før dørene åbner. Tjek, at stole og borde ikke spærrer for adgangen til det markerede område, og at gangarealerne er fri. En tydelig markering ved indgangen eller en linje i programmet hjælper gæsterne med at finde rundt. Der er sjældent brug for mere end det ved et teleslyngeanlæg.
Afklar leje og opsætning i god tid
Før du lejer, skal du finde ud af, hvad der følger med, hvordan udstyret sættes op, og hvem der kan vise dig betjeningen. Tjek også, om gæsterne skal bruge en modtager eller andre dele sammen med deres høreapparat. Det er meget rarere at få svarene på forhånd end at lede efter dem, mens gæsterne ankommer.
Du kan se mulighederne for udlejning på Sound-Teks side om udlejning af teleslynge. Når du taler med udlejeren, så fortæl om arrangementet, lokalet og den planlagte placering af gæsterne. Bed om en kort gennemgang af opsætning og betjening, så du ved, hvad du skal gøre, hvis nogen spørger. Jeg synes, en fem minutters prøve ofte er bedre end en meget optimistisk plan.
Lav en enkel plan, og del den med dem, der hjælper på dagen:
- Aftal, hvem der sætter udstyret op og afprøver det.
- Beslut, hvor gæsterne får information, og hvor løsningen kan bruges.
- Find ud af, hvem der hjælper, hvis en gæst har spørgsmål.
Ved en vielse kan arrangørerne afprøve udstyret, inden gæsterne kommer, og kontrollere, at det fungerer under ceremonien. Prøv det i selve lokalet og fra den plads, hvor talen skal høres. Så kan værten koncentrere sig om gæsterne, når ceremonien går i gang.
Tilbyd hjælp uden at udpege nogen
Vil du hjælpe uden at gøre en gæst til centrum? Giv informationen til alle, og lad den enkelte selv vælge, om hjælpen er relevant. En diskret besked på et skilt, i programmet eller ved velkomsten fungerer ofte bedre end at spørge nogen direkte foran andre.
På et kursus kan underviseren få vist betjeningen, inden deltagerne kommer. Hvis en deltager spørger, er det nemt at svare roligt og vise, hvor udstyret virker. Det samme gælder ved et møde: Fortæl kort, at løsningen er til rådighed, og tilbyd hjælp uden at presse på. Det er almindelig god gæstfrihed, ikke et særligt nummer.
Inden arrangementet begynder, kan du selv gå ruten fra indgangen til siddeområdet. Er informationen synlig? Ved hjælperne, hvem gæsterne kan spørge? Når de ting er på plads, bliver værtsrollen mere afslappet. Og hvis noget driller, er det en hjælp at have aftalt, hvem der tager sig af det.
En enkel værtsreplik kan være: “Der er teleslynge i dette område. Hvis du vil have hjælp til at finde en plads eller komme i gang, er jeg lige her.” Den er venlig, konkret og giver gæsten valget. Så bliver tilgængelighed en naturlig del af oplevelsen uden at fylde mere end nødvendigt.
Se mere hos sound-tek.dk.